为进一步规范学院档案管理使用工作,3月19日上午,政管学院于起文楼北楼171会议室开展2020年度档案展评活动。学校档案馆馆长刘朝文,学院党委书记陈国华、院长肖富群、党委副书记梁婵娟出席活动并担任展评评委。活动由院长肖富群主持。
本次活动由负责人汇报档案管理工作情况、评委现场抽检档案材料和评委点评三个环节组成,采取电子材料与纸质档案共同展示的方式,重点检查了学院党建、教学、科研、人事、行政、团学、宣传等方面的档案分类、工作台账、留存照片、文件纪要等内容。
评委点评环节,刘朝文馆长对各参评人认真细致的工作态度和学院档案管理工作的完备制度给予了高度认可,从档案管理的专业角度指出了科学、精准的改进方向:一是围绕工作职责,建立易于查阅便于更新的档案目录,避免因人员变动造成识别困难、材料缺失;二是建立信息共享机制,标准化、一体化、系统化整理、规整档案,实现部门间的资源高效无缝交叉利用;三是畅通资料收集渠道,规范材料收集的标尺、样式、要求,努力实现档案材料的动态管理、实时更新。陈国华书记指出,学院档案工作是行政教辅人员管理服务的重要内容,对于学院治理效能的提升具有重要作用,针对目前档案管理使用工作中存在的文件命名不准确、各版块档案不成体系等短板与不足,各领域要以此次活动为契机,主动沟通、相互补位,举一反三、认真整改,建立健全档案集中管理、专人负责、信息共享制度,打通各板块工作间的资源壁垒,更顺畅更高效实现档案资料传承与档案工作交接。肖富群院长提出两点意见:一是档案整理要全面及时,对于关键信息不能丢项漏项,要做到动态跟踪;二是留存档案要工整清晰,不能虚假乱造,要善于运用文件存储设备及软件;同时,要求各负责人举一反三、查缺补漏,对标对表、限期整改,力争达到完整规范、高质有效的标准。最后,经评委商议,本次活动评选出优秀等次2个、良好等次3个、合格等次4个,并给予一定的物质奖励。
学院自分设发展以来,将档案管理使用工作作为学院治理体系和治理能力现代化建设的重要抓手,坚持以高质量档案管理使用工作服务学科专业建设、教学教育科研等中心大局,推动档案展评活动形成机制、发展为每年度一次的固定评比,旨在提高学院行政教辅人员、辅导员的工作效率、治理效能、业务水平,同时在设备配置、业务培训、激励机制、考核体系等方面,促进档案工作制度化、规范化、科学化发展,为推进学院早日建设成为学校人才培养和学科发展新的增长点提供坚实保障。
展评现场